RePro i digitalt format – hur går det? Intervju med Marie Kaufmann

Sedan våren 2020 har RePro ställts om och ges även digitalt med valet för deltagarna att delta på plats eller distans. Här berättar Marie, kursansvarig för RePro, hur hon och hennes kollegor tänkte när RePro ställdes om och hur det går. Vilka är Maries bästa tips för att leda processer digitalt, vilka är utmaningarna och finns det några fallgropar som kan undvikas?

Det första Marie och hennes kollegor gjorde när pandemin kom var att skjuta fram starten av ett par RePro-tillfällen. Strategin var att vänta tills det gick att träffas fysiskt, men i takt med att restriktionerna förlängdes kom behovet att hitta nya vägar. Marie berättar att de började med en tre timmars digital uppstart av ett nytt RePro-program.

– Vi träffade en grupp på 21 personer med höga förväntningar. Det kändes verkligen hur alla hade en positiv inställning och längtan efter månaderna med restriktioner. Det var tydligt efter dessa timmar att vi kan ses och interagera, även om det är digitalt.

Detta första mötet innehöll förutom delar av den första modulen i RePro en presentation av deltagarna och deras aktuella utmaningar för att initiera den egna resan. Gruppen fick också mycket att läsa och reflektera över för att hålla resan vid liv fram till det som var tänkt skulle bli starten på plats i augusti.

Efter sommaren kände Marie och hennes kollegor att de hade hunnit ikapp situationen, att alla hade blivit mer vana och inställda på att ha möten och samarbeten digitalt. Några deltagare hade hört av sig redan innan sommaren och frågat om de kunde vara med digitalt eftersom de redan visste att de inte skulle kunna vara med på plats på grund av arbetsgivarnas restriktioner. Samtidigt var Folkhälsomyndighetens riktlinjer något lättare efter sommaren och beslutet att erbjuda deltagarna att närvara antingen fysiskt eller digitalt togs.

– När vi fattade beslutet visste vi verkligen inte hur vi skulle lösa mixen. Men vi visste att vi skulle lösa det, var tillräckligt säkra på att det skulle gå.

De hade många funderingar kring hur de skulle kunna skapa en utbildning som gav lika mycket för de deltagare som var med på länk som de som var på plats fysiskt. Första spåret var att göra två separata upplägg och filma inslag för deltagarna som var med digitalt och göra ett eget utbildningstillfälle för dem. De landade dock på att skapa en hybrid så att alla skulle få samma upplevelse samtidigt, oavsett om de var med digitalt eller på plats.

– På konferensanläggningen fanns en person som visade sig vara oerhört kunnig vad gällde tekniken, säger Marie. Vi hade tusen frågor och han blev vår coach. Och tur var det – vår kompetens är att hålla grupprocesser, inte rodda med teknik.

Hur löste ni det med hälften av deltagarna på länk och hälften på plats?

Med teknikerns hjälp kom de fram till en fungerande lösning som de fortsatt använda;

• De som är på plats sitter i en cirkel
• De som är med digitalt är med via verktyget Zoom och syns på storbildsskärm
• En kamera står i centrum av cirkeln som vrids manuellt och fångar de som pratar
• En mikrofon sitter på kameran och fångar upp ljudet i rummet.
• När det är gruppövningar instrueras alla deltagare samtidigt. Därefter får deltagarna som är närvarande fysiskt komma igång med sitt. Sedan skapas breakout rooms med de som är med digitalt och de får instruktioner för gruppövningen i chatten.

Efter två tillfällen konstaterar Marie att det fungerar!

– Första gången var känslan succéartad. Det var underbart att känna att det funkade och vi fick väldigt fina utvärderingar. Andra gången hade vi fallit in lite i att det funkar och jag kände mig mer avslappnad i rummet.

Går det att uppfatta det som händer i en grupp på samma sätt när det är digitalt?

Det finns mycket att säga om vad som händer när man inte har med folk i rummet. Det är väldigt uppenbart att när man har människor på en skärm då kapar man bort en viktig dimension i möjligheten att stämma av, känna av, få kontakt. Det gör det svårare för alla. Det gör det också svårare att leda, berättar Marie.

– Vi gör väldigt många bedömningar under ett RePro-program och ändrar design och upplägg för stunden. Vi ställer oss ständigt frågor som ”Har detta landat?”, ”Är det någon som inte är med?” osv. Vi har alltid lagt stor vikt vid det personliga deltagandet. Vår stora erfarenhet av det hjälper oss nu för det är svårare att leda processer digitalt.

Marie och hennes kollegor har gjort till rutin att låta alla logga in en kvart innan programmet sätter igång för att säga hej och lösa eventuella frågor. De gör också särskilda avstämningar med de digitala deltagarna under kursen för att höra hur de har det.

I slutänden är det en grupp på 15 personer som går RePro varav hälften har valt att delta digitalt. Det anser Marie vara ett bra antal för att kunna hålla kontakten med alla men också en förutsättning för att kunna hålla distans i rummet med de som är med på plats. Även fortsättningsvis kommer RePro att anpassas utifrån gällande rekommendationer från FHM, vilket gör att moduler också kan komma att genomföras endast digitalt.

Stort värde i att träffas live

Maries viktigaste insikt under dessa månader är att det går att få det att fungera bra men att det inte sker automatiskt. Att kunna vara digitala denna tid har varit en förutsättning för att RePro skulle kunna bli av men det finns också begränsningar med det digitala – det finns ett stort värde i att träffas live. Därför förespråkar Marie att alltid vara med live om deltagarna har möjlighet.

Läs om Maries tips för att lyckas med digitala möten.